Còmo escribir Actas

Formato para elaborar las minutas de las reunions de los Comités Permanentes

·          La diferencia entre una minuta y el acta se encuentra en la información que contiene el documento.  En una minuta se recoge todo lo que aconteció en la reunión incluyendo los acuerdos que se tomaron.  En cambio, el acta recoge solamente los acuerdos finales a que llegó el Comité.

·          Los Comités Permanentes convierten en acta las minutas una vez son aceptadas y aprobadas por lo miembros.

·          Formato sugerido para las minutas o las actas

Minuta

                (Número de la reunión)______Reunión del Comité_____(nombre del Comité)

                Fecha       :

                Hora        :

                Lugar       :

               

I.                     Llamada al orden

  El(La) senador(a)_______, presidente(a) del Comité _____,llamó al orden a las ______.

               

II.                    Pase de Lista

El(La) senador(a) _______, secretario(a) del Comité, pasó lista y determinó que había quórum.

Aquí deben escribirse los nombres de los senadores presentes, ausentes y excusados y el departamento o división al que representan.  Si hubo invitados deben aparecer los nombres, el departamento o división  al que representan.

III.                  Aprobación de la Agenda

La Agenda se aprobó, según fue circulada.   Si hubiese cambios, éstos deben mencionarse y luego escribir La Agenda se aprobó, según enmendada.

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IV.            Aprobación de la Minuta de la ________reunión(se refiere a la reunión anterior)

                                La minuta se aprobó, según fue circulada.

Si hubiese cambios, éstos deben mencionarse y luego escribir El Acta o la Minuta se aprobó, según fue enmendada.

V.                   Asuntos tratados y acuerdos tomados

En adelante se mencionan los asuntos tratados, lo que aconteció en la reunión y los acuerdos tomados.

VI.                  Asuntos Pendientes

Se  resumen los asuntos que quedan pendientes para ser  considerados por el Comité y aquéllos que se integran a los trabajos del Comité.

VII.                Asuntos Nuevos

Se mencionan los asuntos nuevos que se traen a la atención del Comité.  Pueden ser preocupaciones, sugerencias, nuevos asuntos que llegan de los departamentos o divisiones para ser tratados.

VIII.               Próxima reunión

Debe quedar estipulada la fecha de la próxima reunión.

IX.                  Clausura

El senador(a) __________clausuró la reunión a las ________.